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Uno de los problemas más repetitivos que me encuentro en las empresas es la falta de efectividad de las reuniones.

Por un lado está la dificultad de establecer la frecuencia y cantidad de reuniones necesarias. Por otra parte, una vez convocada una reunión, hay que gestionarla para que sea efectiva. En este artículo hablaremos de la frecuencia y la cantidad de reuniones y dejaremos para otro artículo cómo hacer que las reuniones sean más efectivas.

Hay directivos que se quejan que todo el día están reunidos, que los convocan a muchas reuniones y que no les queda tiempo para hacer el trabajo a que se comprometen o les asignan en estas reuniones. Otros dicen que en su empresa no se hacen reuniones y se acaban quejando de que hay una falta de transmisión de información generalizada.

Empezaremos por clarificar para qué sirven las reuniones y cuando hay que convocarlas.

Las reuniones sirven para compartir información, para tratarla y para llegar a acuerdos que afecten a más de dos personas.

Las reuniones sirven para compartir información, para tratarla y para llegar a acuerdos que afecten a más de dos personas. De esta manera, podemos convocar reuniones con los siguientes objetivos:

  • Difundir información al equipo. No es necesario convocar una reunión cada vez que tengamos que difundir información al equipo. Si la información se puede difundir por algún otro medio sin perder efectividad, es mejor reservar las reuniones para cuando sea necesario tener feedback del equipo o conseguir un mayor impacto.
  • Hacer participar al equipo en la toma de una decisión. Debemos tener claro, sin embargo, que las reuniones no sirven para tomar decisiones conjuntamente, sino para recopilar información y opiniones necesarias para la toma de decisión, que recae sobre el responsable.
  • Abordar un problema que requiere la participación de diferentes miembros o diferentes departamentos. En estos casos, necesitamos la información o conocimientos de otras personas para analizar la situación y para llevar adelante la solución elegida. Un ejemplo de este caso son las reuniones de planificación y avance de un proyecto.

También necesitamos decidir a quién convocamos a la reunión. Aunque este punto suele estar bastante claro, vale la pena reflexionar sobre él. Convocaremos a la reunión a aquellas personas que:

  • Son decisoras.
  • Pueden influir o deben influir en la decisión.
  • Tienen información necesaria para tomar la decisión.
  • Son necesarias para la puesta en práctica de los acuerdos tomados.
  • Necesitan tener la información para hacer su trabajo. En este caso debemos valorar si es necesario que asistan a la reunión o les podemos pasar la información con posterioridad.

Otro punto que debemos decidir es la periodicidad y formato de las reuniones. Hay reuniones que debemos hacer periódicamente como reuniones de planificación presupuestaria anual, reuniones de cierre mensual, reuniones semanales de planificación de departamento, etc. Como regla general, cuando mayor es la frecuencia, menor debe ser la duración de las reuniones. Son mucho más efectivas las reuniones muy cortas que las reuniones largas. Por tanto, es conveniente planificar reuniones periódicas muy cortas y muy concretas para tratar los temas operativos, dejando los temas extraordinarios para reuniones extraordinarias y evitando las reuniones maratonianas en las que todo el mundo sabe a la hora que empiezan y nadie sabe cuándo terminan.

Las reuniones son una herramienta de trabajo muy potente si se utilizan correctamente y pueden ser una fuente de pérdida de tiempo en el que el tiempo perdido se multiplica por la cantidad de personas presentes en la reunión. Por lo tanto, si queremos que las reuniones sean provechosas les hemos de dar valor y esto lo conseguiremos haciendo reuniones sólo cuando sea necesario y siempre que sea necesario.

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