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En el anterior artículo vimos cuando convocar una reunión y a quien debemos invitar a la misma. Es decir, todo aquello que se refiere a la frecuencia de las reuniones. En este artículo veremos qué tenemos que hacer para sacar el máximo provecho de las reuniones.

La falta de efectividad de las reuniones puede venir por varios factores: impuntualidad, tratar temas que no corresponden a los de la reunión, dar vueltas sobre el mismo tema sin avanzar, reuniones demasiado largas o fuera de horario, falta de información necesaria para tomar decisiones, etc. Otras veces el problema no está en el desarrollo de la reunión, sino en la implantación de las soluciones acordadas, que o bien no se llevan a cabo o se llevan a cabo en plazos demasiado largos.

Todos estos problemas se pueden evitar con una buena gestión de las reuniones y de la documentación que llevan asociadas. Lo más importante, sin embargo, es que la rigurosidad y seriedad con que nos tomemos los detalles determinarán el éxito de la reunión. A modo de ejemplo, si no somos rigurosos con la puntualidad a la hora de comenzar la reunión no podemos esperar que todo el mundo llegue puntual. La falta de puntualidad crea incertidumbre sobre la hora de finalización de la reunión y por lo tanto, aquellos trabajos que no pueden esperar al día siguiente, hay que hacerlos antes de la reunión y esto nos provoca aún más impuntualidad. Si determinamos la hora de inicio y la hora de fin de las reuniones y siempre las cumplimos, estas tareas se pueden esperar a después de la reunión.

Es necesario que haya un responsable de la reunión. Lo podemos llamar moderador, líder o sencillamente responsable, pero todas las reuniones tienen uno y suele ser el convocante. La tarea de esta persona es determinante a la hora de conseguir reuniones efectivas, ya que éste es quien determinará las normas y la rigurosidad de las mismas. Si el responsable permite las faltas de puntualidad y las divagaciones en las reuniones, tendremos reuniones impuntuales y demasiado largas. Si el responsable pone en evidencia las faltas de puntualidad y encarrila la reunión a la orden del día, conseguiremos reuniones ágiles y efectivas. De este modo se hace evidente que el responsable debe asumir el papel de líder de la reunión y tendrá el trabajo mucho más fácil si es el líder natural del grupo. Dicho de otro modo, si dentro del grupo hay un líder más fuerte que el responsable que se opone a su gestión de la reunión, las reuniones no funcionarán.

Una correcta gestión de reuniones conlleva una cuidadosa atención por los detalles que responden a una visión global de la misma.

Preparación de la reunión

Este punto es primordial para una posterior buena gestión de la reunión. El responsable debe hacer llegar a todos los asistentes, con suficiente antelación, la convocatoria de la reunión. En esta convocatoria debe aparecer:

– Asistentes. Es necesario que todo el mundo sepa quién asistirá a la reunión.

-Lugar de la reunión.

-Hora de inicio y hora de finalización. Como ya hemos comentado, tener clara a qué hora termina la reunión facilita a todos los asistentes la planificación de su propia agenda. He visto empresas donde los integrantes del comité de dirección, convocados para las 6 de la tarde, esperaban en su despacho a ser llamados por el director general para comenzar la reunión, que podía empezar fácilmente a las 8 de la tarde o llegar las 9 y anularse.

-Orden del día. Este es uno de los puntos más importantes, por varias razones. Todos tienen derecho a saber de qué se hablará en la reunión. No podemos convocar una reunión para hablar de un problema y que el responsable del problema venga sin saber nada. Además, todo el mundo tiene la obligación de asistir a la reunión preparado y documentado sobre los temas que trataremos. En este punto vuelve a ser básica la gestión del responsable. He visto otros líderes que han suspendido una reunión porque uno de los asistentes, responsable de uno de los temas a tratar, no lo llevaba suficientemente preparado. Huelga decir que en las siguientes reuniones todo el mundo iba documentado y preparado. El orden del día no sólo sirve para saber qué temas trataremos, sino que también sirve para saber de qué temas no hablaremos dentro de la reunión, que serán todos los demás. Es evidente que tenemos que determinar un lugar y un momento para tratar todos estos otros temas, ya que si salen a la reunión quizás es porque no hay un lugar o un momento para tratarlos. Finalmente, para hacer el seguimiento de los acuerdos tomados y que éstos no se pierdan en un histórico de actas, el primer punto del orden del día debe ser la lectura del acta anterior.

Desarrollo de la reunión

Durante la reunión, hay que preparar el acta de la reunión. En ésta, es necesario que por cada punto del orden del día se detalle las acciones a tomar, el responsable de su implantación y la fecha a la que el responsable se compromete. Como el primer punto del orden del día es la lectura del acta anterior, todo lo que aún no ha vencido o que no se ha cumplido, se reflejará en la nueva acta de reunión. Si dejamos que las fechas sean muy largas, acabaremos teniendo las actas llenas de tareas pendientes aún no vencidas. Por lo tanto, tenemos que buscar resolver los temas en el menor plazo posible. Si hay muchas tareas que requieren una implantación larga, entonces tal vez nos encontramos ante la gestión de seguimiento de un proyecto y, en este caso, necesitaremos otras herramientas de gestión.

Así como responsabilidad de la correcta elaboración del acta de la reunión y de su distribución es del responsable, la elaboración del acta es tarea del secretario. Si bien el responsable también puede hacer de secretario, es conveniente que sean personas diferentes. Esto permite que cada uno de ellos ejerza su parte con más dedicación y se refuercen el uno al otro. El responsable debe asegurarse que se tratan todos los temas y que por cada tema se llega a una conclusión, con un responsable y una fecha asociados. Como el Secretario debe apuntarlo en el acta antes de pasar al siguiente punto, es quien se da cuenta de si las cosas han quedado suficientemente claras o si nos estamos dejando el responsable o la fecha y puede reclamar más concreción antes de pasar al siguiente punto. Es conveniente que el secretario haga un breve resumen de lo que apunta al finalizar cada uno de los puntos, o al final de la reunión.

Distribución del acta

Una vez terminada la reunión debemos distribuir el acta en el menor tiempo posible y siempre antes de 24 horas. Si queremos que los acuerdos tomados se implanten en el menor plazo posible no podemos enviar el acta tarde y exigir plazos cortos.

La rigurosidad en la elaboración de la convocatoria de reunión y del acta y los tiempos en los que se envían, dan un claro mensaje a los asistentes sobre la seriedad con que nos tomamos las reuniones. El resto del equipo actuará en función de los mensajes que les enviamos.

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