Close
Exit

Un dels problemes més repetitius que em trobo a les empreses és la falta d‘efectivitat de les reunions.

D’una banda hi ha la dificultat d’establir la freqüència i quantitat de reunions necessàries. D’altra banda, un cop convocada una reunió, cal gestionar-la perquè sigui efectiva. En aquest article parlarem de la freqüència i la quantitat de reunions i deixarem per una altre article com fer que les reunions siguin més efectives.

Hi ha directius que es queixen que tot el dia estan reunits, que els convoquen a moltes reunions i que no els queda temps per fer la feina a que es comprometen o els assignen en aquestes reunions. D’altres diuen que a la seva empresa no es fan reunions i s’acaben queixant que hi una ha falta de transmissió d’informació generalitzada.

Comencem per aclarir perquè serveixen les reunions i quan cal convocar-les.

Les reunions serveixen per compartir informació, per tractar-la i per arribar a acords que afectin a més de dues persones

Les reunions serveixen per compartir informació, per tractar-la i per arribar a acords que afectin a més de dues persones. D’aquesta manera, podem convocar reunions amb el següents objectius:

  • Difondre informació a l’equip. No cal convocar una reunió sempre que vulguem difondre informació a l’equip. Si la podem difondre per algun altre mitjà sense perdre efectivitat, es millor reservar les reunions per quan sigui necessari tenir feedback de l’equip o aconseguir un major impacte.
  • Fer participar l’equip en la presa d’una decisió. Cal tenir clar, però, que les reunions no serveixen per prendre decisions conjuntament, sinó per recopilar informació i opinions necessàries per la presa de decisió, que recau sobre el responsable.
  • Abordar un problema que requereix la participació de diferents membres o diferents departaments. En aquests casos, necessitem de la informació o coneixements d’altres persones per analitzar la situació i per tirar endavant la solució triada. Un exemple d’aquest cas són les reunions de planificació i avanç d’un projecte.

També ens cal decidir a qui convoquem a la reunió. Tot i que aquest punt sol estar força clar, val la pena reflexionar-hi. Convocarem a la reunió a aquelles persones que:

  • Són decisores.
  • Poden influir o han d’influir en la decisió.
  • Tenen informació necessària per prendre la decisió.
  • Són necessàries per la posada en pràctica dels acords presos.
  • Necessiten tenir la informació per fer la seva feina. En aquest cas ens cal valorar si és necessari que assisteixin a la reunió o els podem passar la informació amb posterioritat.

Un altre punt que hem de decidir és la periodicitat i format de les reunions. Hi ha reunions que cal fer periòdicament com reunions de planificació pressupostària anual, reunions de tancament mensual, reunions setmanals de planificació de departament, etc. Com a regla general, quan major és la freqüència, menor ha de ser la durada de les reunions. Són molt més efectives les reunions molt curtes que les reunions llargues. Per tant, és convenient planificar reunions periòdiques molt curtes i molt concretes per tractar el temes operatius, deixant els temes extraordinaris per reunions extraordinàries i evitant les reunions maratonianes en les que tothom sap a l’hora que comencen i ningú sap quan acaben.

Les reunions són una eina de treball molt potent si s’utilitzen correctament i poden ser una font de pèrdua de temps on el temps perdut es multiplica per la quantitat de persones presents a la reunió. Per tant, si volem que les reunions siguin profitoses els hi hem de donar valor i això ho aconseguirem fent reunions només quan sigui necessari i sempre que sigui necessari.

Leave a reply

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

Go top