Close
Exit

A l’anterior article vam veure quan convocar una reunió i a qui convidar. És a dir, el què fa referència a la freqüència de les reunions. En aquest article veurem què hem de fer per treure el màxim profit de les reunions que fem.

La manca d’efectivitat de les reunions pot venir per diversos factors: impuntualitat, tractar temes que no corresponen als de la reunió, donar voltes sobre el mateix tema sense avançar, reunions massa llargues o fora d’horari, manca d’informació necessària per prendre decisions, etc. De vegades el problema no està al desenvolupament de la reunió, sinó a la implantació de les solucions acordades, que o bé no es duen a terme o es duen a terme en terminis massa llargs.

Tots aquests problemes es poden evitar amb una bona gestió de les reunions i de la documentació que porten associades. El més important, però, és que la rigorositat i serietat amb que ens prenguem els detalls determinaran l’èxit de la reunió. A mode d’exemple, si no som rigurosos amb la puntualitat a l’hora de començar la reunió no podem esperar que tothom arribi puntual. La manca de puntualitat crea incertesa sobre l’hora de finalització de la reunió i per tant, aquelles feines que no poden esperar a l’endemà, cal fer-les abans de la reunió i això ens provoca encara més impuntualitat. Si determinem l’hora d’inici i l’hora de fi de les reunions i sempre les complim, aquestes tasques es poden esperar a després de la reunió.

Cal que hi hagi un responsable de la reunió. El podem anomenar moderador, líder o senzillament responsable, però totes les reunions en ténen un i sol ser el convocant. La tasca d’aquesta persona és determinant alhora d’aconseguir reunions efectives, ja que aquest és qui determinarà les normes i la rigurositat de les mateixes. Si el responsable permet les impuntualitats i les divagacions a les reunions, tindrem reunions impuntuals i massa llargues. Si el responsable posa en evidència les impuntualitats i encarrila la reunió a l’ordre del dia, aconseguirem reunions àgils i efectives. D’aquesta manera es fa evident que el responsable ha d’assumir el paper de líder de la reunió i tindrà la feina molt més fàcil si és el líder natural del grup. Dit d’una altra manera, si dins del grup hi ha un líder més fort que el responsable que s’oposa a la seva gestió de la reunió, les reunions no funcionaran.

Una correcta gestió de reunions comporta una curosa atenció pels detalls que responen a una visió global de la mateixa.

Preparació de la reunió

Aquest punt és primordial per una posterior bona gestió de la reunió. El responsable ha de fer arribar a tots els assistents, amb suficient antelació, la convocatòria de la reunió. En aquesta convocatòria cal que aparegui:

– Assistents. Cal que tothom sàpiga qui assistirà a la reunió.

-Lloc de la reunió.

-Hora d’inici i hora de fi. Com ja hem comentat, tenir clara a quina hora acaba la reunió facilita a tots els assistents la planificació de la seva pròpia agenda. He vist empreses on el integrants del comitè de direcció, convocats per les 6 de la tarda, esperaven al seu despatx a ser cridats pel director general per començar la reunió, que podia començar fàcilment a les 8 del vespre o arribar les 9 i anular-se.

-Ordre del dia. Aquest és un dels punts més importants, per vàries raons. Tothom té dret a saber de què es parlarà a la reunió. No podem convocar una reunió per parlar d’un problema i que el responsable del problema vingui sense saber-ne res. A més, tothom té la obligació d’assistir a la reunió preparat i documentat sobre els temes que hi tractarem. En aquest punt torna a ser bàsica la gestió del responsable. He vist altres líders que han suspès una reunió perquè un dels assistents, responsable d’un dels temes a parlar, no ho portava prou ben preparat. No cal dir que a les següents reunions tothom hi anava documentat i preparat. L’ordre del dia no només serveix per saber quins temes tractarem, sinó que també serveix per saber de quins temes no parlarem a dins de la reunió, que seran tota la resta. És evident que hem de trobar un lloc i un moment per tractar tots aquests altres temes, ja que si surten a la reunió potser és perquè no hi ha un lloc o un moment per tractar-los. Finalment, per fer el seguiment dels acords presos i que aquests no es perdin en un històric d’actes, el primer punt de l’ordre del dia ha de ser la lectura de l’acta anterior.

Desenvolupament de la reunió

Durant la reunió, cal preparar l’acta de la reunió. En aquesta, cal que per cada punt de l’ordre del dia es detalli les accions a prendre, el responsable de la seva implantació i la data a la que el responsable es compromet. Com que el primer punt de l’ordre del dia és la lectura de l’acta anterior, tot allò que encara no ha vençut o que no s’ha complert, es reflectirà a la nova acta de reunió. Si deixem que les dates siguin molt llargues, acabarem tenint les actes plenes de tasques pendents encara no vençudes. Per tant, hem de buscar resoldre els temes en el menor termini possible. Si hi ha moltes tasques que requereixen una implantació llarga, aleshores potser ens trobem davant la gestió de seguiment d’un projecte i, en aquest cas, ens caldran altres eines de gestió.

Així com la responsabilitat de la correcta elaboració de l’acta de la reunió i de la seva distribució és del responsable, l’elaboració de l’acta és tasca del secretari. Si bé el responsable també pot fer de secretari, és convenient que siguin persones diferents. Això permet que cada un d’ells exerceixi la seva part amb més dedicació i es reforcin l’un a l’altre. El responsable ha d’assegurar-se que es tracten tots els temes i que per cada tema s’arriba a una conclusió, amb un responsable i una data associats. Com que el secretari ha d’apuntar-ho a l’acta abans de passar al següent punt, és qui s’adona de si les coses han quedat prou clares o si ens estem deixant el responsable o la data i pot reclamar més concreció abans de passar al següent punt. És convenient que el secretari faci un breu resum del què apunta al finalitzar cada un dels punts, o al final de la reunió.

Distribució de l’acta

Un cop acabada la reunió cal distribuir l’acta en el menys temps possible i sempre abans de 24 hores. Si volem que els acords presos s’implantin en el menor termini possible no podem enviar l’acta tard i exigir terminis curts.

La rigorositat en l’elaboració de la convocatòria de reunió i de l’acta i els temps en els que s’envien, donen un clar missatge als assistents sobre la seriositat amb què es prenen les reunions. La resta de l’equip actuarà en funció dels missatges que els enviem.

Leave a reply

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

Go top